ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.


E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.

Rekonsiliasi Bank

« Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi DeLone & McLean: Kritik dan Pengembangan

Rekonsiliasi Bank: Prosedur dan Bentuk Rekonsiliasi Bank

July 6, 2011 by sijenius

Prosedur Rekonsiliasi Bank

Apabila penerimaan kas setiap hari langsung disetorkan ke bank dan pembayaran dilakukan dengan cek, maka setiap akhir bulan perusahaan perlu mencocokkan saldo menurut catatan perusahaan dengan saldo menurut catatan bank yang tersaji di laporan bank. Prosedur mencocokkan saldo kas menurut catatan perusahaan dan catatan bank dan catatan perusahaan disebut rekonsiliasi bank.

Rekonsiliasi bank dilakukan untuk mengungkapkan setiap kesalahan dan ketidak wajaran yang ada pada catatan perusahaan di bank. Prosedur rekonsiliasi dilakukan untuk mencari sebab-sebab ketidakcocokan yang terjadi antara saldo menurut catatan bank dan catatan perusahaan. Selain itu, rekonsiliasi bank berguna untuk mengecek ketelitian pencatatan dalam rekening kas dan catatan bank. Rekonsiliasi juga berguna untuk mengetahui penerimaan atau pengeluaran yang sudah terjadi di bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

Logisnya, catatan perusahaan dan catatan bank harus menunjukkan saldo yang sama. Dalam kenyataan, dua saldo tersebut mungkin berbeda. Ketidakcocokan yang terjadi biasanya disebabkan oleh adanya beda waktu yang terjadi dalam prosedur pencatatan, penerimaan dan pengeluaran kas. Berikut ini adalah penyebab perbedaan antara saldo perusahaan dan saldo bank karena beda waktu mencatat dan salah catat.

• Setoran dalam perjalanan (deposit intransit)

Setoran dalam perjalanan adalah setoran perusahaan ke bank yang belum dicatat oleh bank karena kemungkinan-kemungkinan berikut.

1. Aturan intern bank bahwa setoran yang dilakukan pada akhir bulan akan dicatat selang satu hari kerja berikutnya
2. Aturan intern bank bahwa setoran di atas pukul 12:00 baru dicatat selang satu hari kerja berikutnya
3. Setoran melalui Automatic Teller Machine (ATM) dicatat selang satu hari kerja berikutnya
4. Setoran dengan prosedur clearing dicatat setelah selesai prosedur tersebut. Jika clearing selesai pada pukul 10:00, sehingga setoran dengan prosedur clearing yang diterima bank setelah pukul 10:00 akan diselesaikan pada hari clearing berikutnya.

Prosedur pemeriksaan untuk menemukan setoran dalam perjalanan adalah membandingkan semua setoran menurut slip setoran dengan setoran yang tampak dalam laporan bank. Setoran perusahaan yang tidak tampak di laporan bank adalah setoran dalam perjalanan.

• Cek yang masih beredar (outstanding check)

Cek yang masih beredar adalah cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan tetapi bank belum membayarnya karena pemegang cek (pihak yang dibayar perusahaan, misalnya supplier) belum menguangkannya ke bank. Prosedur pemeriksaan untuk menemukan cek yang masih beredar adalah membandingkan seluruh cek yang telah dikeluarkan (periksa nomor cek di bonggol cek) dengan cek-cek yang telah diuangkan oleh bank yang tampak di laporan bank. Cek yang tidak nampak di laporan bank adalah cek yang masih beredar.

• Biaya bank (service charge)

Biaya bank adalah biaya yang dibebankan oleh bank kepada perusahaan atas jasa bank melayani giro perusahaan. Bank langsung mengurangi giro perusahaan, sedangkan perusahaan, sedangkan perusahaan belum mencatatnya karena belum mengetahuinya sebelum menerima laporan bank atau memo debit dari bank. Prosedur pemeriksaan untuk menemukan biaya bank adalah dengan mengidentifikasi memo debit untuk biaya bank di laporan bank (kode memo debit untuk biaya bank pada umumnya DM dengan nomor tertentu).

• Cek kosong (non-sufficient fund check)

Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya. Pada waktu perusahaan menerima cek dari pelanggan, perusahaan sudah mengakuinya sebagai penerimaan kas dan disetornya ke bank sebagai penambah saldo rekening giro perusahaan. Di hari berikutnya, ternyata ada pemberitahuan dari bank bahwa cek yang disetorkan tidak cukup dananya. Jika bank belum terlanjur menganggap cek kosong ini sebagai setoran, maka dilaporan bank tidak terdapat setoran tersebut dan juga tidak terjadi pengurangan setoran. Namun jika bank telah telanjur menganggapnya sebagai setoran, maka di laporan bank akan tercantum setoran dan juga pengurangan. Keterangan untuk pengurangan adalah cek kosong (non-sufficient fund check). Prosedur untuk menemukan cek kosong adalah mengidentifikasi memo debit untuk cek kosong di laporan bank (kode DM dengan nomor tertentu).

Di Amerika Serikat, bank menerima setoran berupa cek meskipun cek tersebut berasal dari bank lain. Apabila cek tersebut tidak cukup dananya pada waktu clearing, barulah bank tersebut membatalkan setoran tersebut. Dengan demikian, setiap menyetor cek pelanggan di bank, perusahaan langsung menerima bukti setor (deposit slip) dan oleh karena itu menjadi bukti untuk pencatatan bertambahnya rekening kas di bank. Di Indonesia, bank tidak menerima setoran berupa cek yang berasal dari bank lain, kecuali kalau sudah selesai clearing. Dengan praktik seperti ini, maka perusahaan di Indonesia tidak menganggap cek dari pelanggannya sebagai pelunasan sebelum cek itu dinyatakn tertagih oleh bank setelah selesai clearing. Berdasar uraian sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak satu pun cek kosong telanjur dicatat oleh perusahaan sebagai kas.

• Pelunasan dari pelanggan (debitor) via transfer giro

Dalam praktik bisnis modern, para debitor atau pelanggan perusahaan membayar utangnya melalui rekening giro perusahaan di bank. Perusahaan baru mengetahui bertambahnya saldo kas dari transfer ini setelah menerima laporan bank atau memo kredit dari bank. Prosedur untuk menemukan transfer dari pihak lain adalah mengidentifikasi memo kredit untuk transfer tersebut di laporan bank (kode CM dengan nomor tertentu).

• Jasa giro bank

Jasa giro bank adalah balas jasa bank yang diberikan kepada perusahaan karena bank dapat memanfaatkan simpanan giro perusahaan. Dalam hal ini, bank langsung menambah giro perusahaan, sedangkan perusahaan belum mencatatnya karena belum mengetahuinya sebelum menerima laporan bank atau memo kreditdari bank. Prosedur pemeriksaan untuk menemukan jasa giro bank adalah mengidentifikasi memo kredit untuk jasa giro di laporan bank (kode CM dengan nomor tertentu).

• Salah catat

Apabila setelah mempertimbangkan semua pos di atas, ketidakcocokan antara saldo perusahaan dan saldo bank masih ditemukan, maka dilakukan prosedur pemeriksaan yang lain untuk menentukan kemungkinan salah catat di buku perusahaan dan atau di buku bank. Apabila salah catat telah diidentifikasi, tetapi saldonya belum cocok, maka ada indikasi bahwa kas digelapkan.

Bentuk Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank dapat dibuat dalam 2 macam cara yang berbeda:

• Rekonsiliasi saldo akhir. Rekonsiliasi ini mempunyai dua bentuk:

• Laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar. Berikut adalah contoh:

Penyusunan laporan rekonsiliasi saldo akhir disusun berdasarkan data yang diperoleh dari catatan PT XYZ pada tanggal 31 Desember 2005 sebagai berikut:

Data di atas jika disusun dalam laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar adalah sebagai berikut:

 

Dalam laporan rekonsiliasi ini dapat diperoleh hasil yang menunjukkan berapa saldo yang benar menurut kas maupun saldo yang benar menurut bank. Bentuk ini sering digunakan karena lebih berguna untuk tujuan intern perusahaan.

• Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas.

Pada rekonsiliasi ini hanya diketahui sebab-sebab perbedaan saldo kas dan saldo bank. Rekonsiliasi bentuk ini sering digunakan oleh akuntan dalam melakukan pemeriksaan kas.

Perlu diperhatikan bahwa rekonsiliasi bank tidak membetulkan rekening kas dan rekening-rekening lainnya. Ia hanya merupakan kertas kerja atau laporan yang dibuat oleh pemeriksa intern atas hasil prosedur rekonsiliasi. Oleh karena itu, saldo rekening-rekening setelah rekonsiliasi bank tersebut masih tetap menunjukkan saldo-saldo semula. Untuk membetulkan saldo-saldo buku perusahaan, kita harus menyusun jurnal penyesuaian dan mempostingnya ke rekening-rekening terkait.

• Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir. Rekonsiliasi ini biasanya dilakukan oleh akuntan pemeriksa (auditor) sebagai alat pengujian yang menyeluruh terhadap transaksi-transaksi kas. Dalam bentuk ini, selain saldo awal dan saldo akhir akan dapat diketahui perbedaan jumlah penerimaan dan pengeluaran antara bank dengan catatan kas. Susunan kolom-kolomnya adalah saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir. Dalam mengerjakan rekonsiliasi bentuk ini diperlukan pengetahuan mengenai prosedur pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas dan bank, karena prosedur yang digunakan akan mempengaruhi jumlah-jumlah yang akan direkonsiliasikan. Rekonsiliasi ini mempunyai dua bentuk:
• Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas (4 kolom)

Sebagai contoh adalah data yang diambil dari PT ABC:

Laporan rekonsiliasi yang disusun dari data di atas adalah sebagai berikut:

Setelah menyusun rekonsiliasi laporan bank, perlu dibuat jurnal untuk membetulkan catatan kas. Dari rekonsiliasi di atas yang dibuat koreksinya hanya elemen-elemen yang mempengaruhi saldo kas tanggal 31 Januari 2006. Jurnal koreksi yang dibuat pada tanggal 31 Januari 2006 adalah sebagai berikut:

• Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir (8 kolom)

Prinsipnya sama dengan rekonsiliasi saldo akhir untuk menunjukkan saldo yang benar, hanya saja disusun rekonsiliasi untuk saldo bank tersendiri dan saldo kas tersendiri. Karena yang direkonsiliasikan ada 4 jumlah yaitu saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir maka rekonsiliasinya menjadi 8 kolom, masing-masing untuk bank dan kas. Berikut adalah contoh dari rekonsiliasi 8 kolom dengan menggunakan PT. ABC:

Rekonsiliasi 8 kolom di atas dapat juga dibuat laporannya dengan bentuk yang berbeda seperti yang nampak berikut.